Definizione della struttura organizzativa

La struttura organizzativa dell'azienda viene generalmente riassunta in uno schema denominato organigramma.
L'organigramma illustra tutti i livelli gestionali dell'organizzazione, le relazioni intercorrenti fra le varie posizioni, e le aree di competenze relative ai vari ruoli. Anche se in aziende di piccole dimensioni l'organigramma potrebbe non essere necessario, è comunque importante specificare dettagliatamente l'insieme degli incarichi di ogni figura presente in azienda, e le responsabilità che le fanno capo. Così facendo si evitano problemi nell'identificazione delle responsabilità, dei meriti e delle mancanze, oltre ad accertare che le persone selezionate siano effettivamente le più adatte a svolgere i compiti assegnati. Un'impresa può essere organizzata e strutturata in diversi modi. Generalmente una piccola impresa ha una struttura e un'organizzazione appena abbozzata in quanto tutte le decisioni dipendono dall'imprenditore/proprietario, mentre aziende di dimensioni medio/grandi contano su strutture articolate che prevedono più livelli decisionali.

Nel caso in cui si voglia implementare una struttura organizzativa complessa e formalizzata ci si trova di fronte due scelte possibili:
1. Struttura funzionale: cerca di massimizzare l'efficienza dell'organizzazione attraverso rapporti di lavoro basati su una rigida burocrazia. In questo tipo di aziende il controllo da parte della direzione è molto elevato e accompagna tutti i processi del ciclo produttivo.
2. Struttura divisionale: è utilizzata in particolar modo da aziende che diversificano la propria attività in più settori, cercando di ottenere efficacia tramite un'organizzazione caratterizzata da forte flessibilità.Alla direzione vengono assegnati per lo più compiti strategici e non operativi. In organizzazioni così strutturate si assiste ad una diminuzione della specializzazione dei "ruoli", ed è inoltre necessario prevedere costi di struttura molto elevati.

Qualunque sia la strada che si sceglie di perseguire, progettare una struttura organizzativa aziendale significa individuare gli elementi che la costituiscono e lo schema di relazioni intercorrenti tra di loro. La struttura organizzativa è pertanto un "sistema", poiché costituita da parti interdipendenti; è un "sistema aperto" in quanto scambia: materiali, persone, cultura, energia, informazioni, servizi, e tecnologia con l'esterno, e da questi scambi dipende la sua stessa esistenza, quindi la sopravvivenza e lo sviluppo di ogni sistema aperto dipendono da un adeguato controllo e regolazione degli scambi con l'ambiente esterno. Una prima conseguenza è pertanto la necessità, per un'impresa, di mantenere la "sintonia" con il contesto in cui opera e gestire il cambiamento in funzione delle spinte cui è sottoposta. In termini operativi si può affermare che "progettare una struttura aziendale significa stabilire una soluzione organizzativa interna correlata all'ambiente esterno, prefigurando quindi la necessità di una sua evoluzione e cambiamento".

Di seguito si riportano in sintesi le variabili fondamentali che compongono e contraddistinguono una struttura organizzativa aziendale.
1. La soluzione organizzativa quale applicazione del disegno formale di un modello di collegamento tra le risorse professionali (tecniche, manageriali, gestionali, ecc.), sulla base di legami di tipo gerarchico e di tipo funzionale che tende alla massima efficienza dell'azienda. Le tipologie dei modelli organizzativi sono differenziate non tanto dal grado di efficienza che producono in una struttura, bensì in base ai diversi tipi di processi produttivi a cui vengono applicate.
2. I meccanismi operativi che costituiscono gli strumenti per rendere operante la struttura e che consentono quindi di regolare le modalità con cui interagiscono i diversi ruoli della struttura (ad es. le procedure operative di lavoro, il processo di pianificazione strategica, il processo di controllo di gestione, il sistema informativo...).
3. Lo stile direzionale, i modelli che governano le principali relazioni tra le risorse professionali, sia in termini di collaborazione e competizione, sia in termini di gestione dell'autorità,
dell'autorevolezza, di orientamento alla delega, alla fiducia ecc...
Queste variabili sono strettamente collegate tra di loro e funzionali rispetto:
agli obiettivi e strategie aziendali, la "mission", il compito primario cui l'organizzazione è chiamata in un determinato periodo di tempo;
alla necessità di cambiamento che l'azienda è chiamata a gestire quale risposta ai mutamenti imposti dall'ambiente esterno per assicurare la propria continuità e prosperità.